Automatisierung

Büroprozesse, die sich selbst erledigen

Wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsprüfung, Belegablage oder Fristenkontrolle kosten jeden Monat dieselben Stunden. Ich nehme diese Prozesse auf, richte sie automatisiert ein und betreue sie laufend.

(01)

Rechnungsprüfung & Freigabe

Eingangsrechnungen laufen an einer Stelle zusammen, werden geprüft und zur Freigabe weitergeleitet. Nachvollziehbar statt per Zuruf.

Zentraler Eingang statt verteilter Postfächer

Prüfung auf Pflichtangaben und Dubletten

Festgelegte Freigabewege und Vertretungen

Lückenloser Status: was liegt wo, seit wann

(02)

Belegfluss & Ablage

Belege werden erfasst, einheitlich benannt und automatisch am richtigen Ort abgelegt, bereit für die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei.

Automatische Erfassung aus Mail und Scan

Einheitliche Benennung nach festem Schema

Ablage in der Struktur Ihrer Kanzlei

Monatliche Vollständigkeitskontrolle

(03)

Fristen & wiederkehrende Abläufe

Termine, Erinnerungen und monatliche Routinen laufen automatisch an, damit nichts liegen bleibt, weil gerade viel los ist.

Erinnerungen für Fristen und Wiedervorlagen

Wiederkehrende Aufgaben mit festem Rhythmus

Standardisierte Anschreiben und Vorlagen

Monatliche Übersicht über offene Punkte

Vorgehen

Vom Ist-Zustand zum laufenden Prozess

Keine Grundsatzprojekte: Wir fangen mit dem Ablauf an, der am meisten Zeit frisst, und bauen von dort aus weiter.

(01)Prozess aufnehmenWir gehen den Ablauf gemeinsam durch: Wer macht was, wann, und wo hakt es?

(02)EinrichtenIch baue den Ablauf in Ihren bestehenden Systemen nach, ohne neue Software, wo es nicht nötig ist.

(03)Im Echtbetrieb testenDer Prozess läuft erst parallel mit, bevor er scharf geschaltet wird.

(04)BetreuenAuch nach dem Start bleibe ich erreichbar und passe den Ablauf an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.

Woran Sie merken, dass sich Automatisierung lohnt

Wenn Ihnen mehrere dieser Punkte bekannt vorkommen, steckt in Ihrem Büroalltag messbar Zeit, die sich zurückholen lässt.

Dieselben Belege wandern jeden Monat durch mehrere Hände

Rechnungsfreigaben laufen über Zuruf, Mail oder Zettel

Niemand weiß auf Anhieb, welche Rechnung gerade wo liegt

Fristen werden im Kopf oder auf Notizzetteln verwaltet

Dateien heißen bei jedem im Team ein bisschen anders

Die Steuerkanzlei fragt jeden Monat dieselben Dinge nach

Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?

Nennen Sie mir einen Prozess aus Ihrem Büro. Ich sage Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt.

Prozess besprechen

Schritt 1Ein Prozess reicht für den Anfang. Der Rest folgt, wenn er läuft.