Aufbewahrungsfristen und digitale Ablage: Was Unternehmen wissen sollten

Aktenordner bis unter die Decke, Kartons im Keller und irgendwo auf dem Rechner ein Ordner namens „Scans alt”: So sieht die Ablage in vielen kleinen Unternehmen aus. Das Problem ist dabei nicht nur der Platz. Wer nicht weiß, was wie lange aufbewahrt werden muss, hebt entweder zu viel auf oder wirft im schlimmsten Fall etwas weg, das noch gebraucht wird.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen und zeigt, wie eine digitale Ablage aussehen kann, die im Alltag wirklich funktioniert.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen

Die Fristen ergeben sich vor allem aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurden sie zum 1. Januar 2025 teilweise verkürzt. Grob gilt heute:

Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.

Acht Jahre für Buchungsbelege. Dazu zählen insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge. Vor 2025 galten hier zehn Jahre.

Sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, also zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen oder geschäftliche Korrespondenz.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung aus dem März 2026 muss also bis zum Ende des Jahres 2034 aufbewahrt werden. In bestimmten Situationen, etwa bei laufenden Prüfungen, können Unterlagen auch länger benötigt werden. Bevor Sie Unterlagen vernichten, sprechen Sie deshalb am besten kurz mit Ihrem Steuerberater.

Was bei der digitalen Aufbewahrung zu beachten ist

Digitale Unterlagen dürfen grundsätzlich digital aufbewahrt werden. Für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung und Aufbewahrung gibt es Vorgaben der Finanzverwaltung, die sogenannten GoBD. Für den Büroalltag lassen sich daraus einige Grundsätze ableiten:

• Unveränderbarkeit: Aufbewahrte Dokumente dürfen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Unterlagen müssen erfasst und wiederauffindbar sein.
• Lesbarkeit: Die Dokumente müssen während der gesamten Frist lesbar bleiben.
• Originalformat bei elektronischen Rechnungen: Kommt eine Rechnung elektronisch an, etwa als E-Rechnung im XML-Format, muss sie in dieser Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht dann nicht.

Viele Buchhaltungs- und Archivprogramme sind auf diese Anforderungen ausgelegt. Welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt und ob Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.

Eine Ordnerstruktur, die im Alltag funktioniert

Die beste Ablage ist die, die alle im Team verstehen, ohne nachzufragen. Eine einfache und bewährte Struktur ordnet zuerst nach Jahr und dann nach Art der Unterlagen:

2026/
  01_Eingangsrechnungen/
  02_Ausgangsrechnungen/
  03_Kasse/
  04_Bank/
  05_Vertraege/
  06_Korrespondenz/

Innerhalb der Ordner helfen einheitliche Dateinamen, zum Beispiel nach dem Schema Datum_Absender_Betreff. Dauerhafte Unterlagen wie Verträge, die über mehrere Jahre gelten, lassen sich zusätzlich in einem eigenen Ordner außerhalb der Jahresstruktur ablegen.

Häufige Fehler bei der Ablage

In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Probleme auf:

• Belege bleiben im E-Mail-Postfach. Digitale Rechnungen werden gelesen, aber nie in die Ablage übernommen.
• Jeder im Team legt anders ab. Ohne gemeinsame Regeln entstehen doppelte Ordner und unauffindbare Dateien.
• Es gibt keine Sicherung. Eine digitale Ablage ohne regelmäßige Datensicherung ist ein Risiko.
• Alte Unterlagen werden zu früh entsorgt. Oder aus Unsicherheit wird gar nichts entsorgt, und die Ablage wächst Jahr für Jahr.

Einmal aufräumen, dann dauerhaft Ordnung

Der schwierigste Schritt ist meistens der erste: den bestehenden Bestand zu sichten und in eine neue Struktur zu überführen. Danach reicht ein fester Rhythmus, in dem neue Unterlagen regelmäßig abgelegt werden.

Genau bei diesem ersten Schritt unterstütze ich viele Kunden. Ich übernehme Ihre Ablage so, wie sie ist, sortiere sie nach einem klaren System und stimme die Struktur mit Ihrer Kanzlei ab. Anschließend sorge ich im laufenden Betrieb dafür, dass neue Belege zuverlässig an der richtigen Stelle landen.

Fazit

Wer die Aufbewahrungsfristen kennt und eine klare Ablagestruktur hat, spart Platz, Zeit und Nerven. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Für digitale Unterlagen kommt es vor allem auf Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und das richtige Format an. Im Zweifel lohnt sich vor dem Entsorgen alter Unterlagen immer eine kurze Rückfrage bei Ihrem Steuerberater.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.