Büroarbeit auslagern: Wann sich ein externer Büroservice lohnt

Wer ein kleines Unternehmen führt, macht vieles selbst. Kunden betreuen, Aufträge abwickeln, Angebote schreiben, und irgendwann am Abend oder am Wochenende auch noch die Büroarbeit. Belege sortieren, Rechnungen prüfen, beim Lieferanten wegen einer fehlenden Gutschrift nachhaken. Das alles muss erledigt werden, bringt das Unternehmen aber nicht voran.

Ein externer Büroservice kann genau diese Aufgaben übernehmen. Doch wann lohnt sich das wirklich, und was lässt sich überhaupt abgeben? Dieser Beitrag gibt Antworten.

Woran Sie merken, dass Unterstützung sinnvoll ist

Es gibt einige typische Anzeichen dafür, dass die Büroarbeit zu viel Raum einnimmt:

• Die Büroarbeit wandert in die Freizeit. Belege werden abends oder am Wochenende sortiert, weil tagsüber keine Zeit bleibt.
• Der Stapel wächst. Unterlagen werden erst kurz vor dem Termin beim Steuerberater zusammengesucht.
• Die Kanzlei fragt regelmäßig nach. Immer wieder fehlen Belege oder Informationen.
• Rechnungen bleiben liegen. Eingangsrechnungen werden nicht geprüft, Korrekturen nicht angefordert.
• Telefonate werden aufgeschoben. Rückrufe bei Lieferanten oder Ämtern landen immer wieder auf der Liste für morgen.

Wenn Ihnen mehrere dieser Punkte bekannt vorkommen, steckt in Ihrer Büroorganisation Zeit, die sich zurückgewinnen lässt.

Welche Aufgaben sich gut auslagern lassen

Nicht jede Aufgabe eignet sich für einen externen Dienstleister. Gut geeignet sind vor allem Tätigkeiten, die regelmäßig anfallen, klaren Abläufen folgen und wenig Abstimmung im Tagesgeschäft brauchen:

Vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln, sortieren, benennen und auf Vollständigkeit prüfen, damit die Kanzlei sofort weiterarbeiten kann.

Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen auf Pflichtangaben und Richtigkeit prüfen, fehlende Rechnungen anfordern und Korrekturen mit Lieferanten klären.

Korrespondenz: Schriftverkehr mit Lieferanten und Geschäftspartnern sowie organisatorische Rückfragen bei Ämtern und Behörden.

Ablage und Organisation: eine digitale Ablage aufbauen und pflegen, Fristen und Wiedervorlagen im Blick behalten.

Für Kunden aus der Immobilienbranche gehören dazu oft auch Büroarbeiten rund um die Objekte, etwa das Aufnehmen und Nachverfolgen von Schadensmeldungen.

Was nicht ausgelagert wird

Genauso wichtig ist die Frage, was ein Büroservice nicht übernimmt. Die eigentliche Buchführung, also das Buchen von Belegen, die Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen sowie die steuerliche Beratung sind Aufgaben Ihres Steuerberaters. Ein Büroservice für vorbereitende Buchhaltung arbeitet diesen Aufgaben zu, ersetzt sie aber nicht.

Diese klare Trennung ist ein Vorteil: Ihre Kanzlei bekommt vollständige und geordnete Unterlagen und kann sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Sie selbst haben einen Ansprechpartner für die organisatorischen Aufgaben, die sonst liegen bleiben.

Die Vorteile auf einen Blick

• Mehr Zeit für Kunden, Aufträge und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens
• Weniger Rückfragen aus der Kanzlei durch vollständige Unterlagen
• Mehr Überblick über offene Rechnungen und fehlende Belege
• Planbare Abläufe statt Endspurt kurz vor dem Termin
• Flexibler Umfang, der mit Ihrem Bedarf wachsen oder schrumpfen kann

So gelingt der Einstieg

Der Wechsel zu einem externen Büroservice muss kein großes Projekt sein. Bewährt hat sich ein Einstieg in drei Schritten:

1. Erstgespräch: Wir besprechen, welche Aufgaben bei Ihnen anfallen und wo der größte Aufwand liegt.
2. Abstimmung mit der Kanzlei: Ich kläre mit Ihrem Steuerberater, in welcher Form und zu welchen Terminen er die Unterlagen braucht.
3. Start mit einem Bereich: Wir beginnen mit der Aufgabe, die Sie am meisten entlastet. Weitere Bereiche kommen hinzu, wenn der erste Ablauf sitzt.

So entsteht Schritt für Schritt eine Zusammenarbeit, die zu Ihrem Unternehmen passt, ohne dass Sie Ihre gewohnten Abläufe auf einen Schlag umstellen müssen.

Fazit

Ein externer Büroservice lohnt sich immer dann, wenn wiederkehrende Büroarbeit Ihnen Zeit für Ihr eigentliches Geschäft nimmt. Belege, Rechnungsprüfung, Korrespondenz und Ablage lassen sich gut auslagern, während Buchführung und steuerliche Beratung bei Ihrem Steuerberater bleiben. Der beste Zeitpunkt für den Einstieg ist meistens der, an dem Sie merken, dass der Stapel schneller wächst als er kleiner wird.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.