E-Rechnung: Was sich für kleine Unternehmen ändert
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, bis 2028 folgt die Pflicht zum Versand. Fristen, Formate und erste Schritte im Überblick.
Von Coxe Services
Die elektronische Rechnung ist in Deutschland kein Zukunftsthema mehr. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber festgelegt, dass Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland schrittweise elektronisch werden. Für viele kleine Betriebe klingt das zunächst nach zusätzlichem Aufwand. Richtig vorbereitet kann die E-Rechnung die Arbeit im Büro aber sogar vereinfachen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine E-Rechnung eigentlich ist, welche Fristen gelten und womit Sie am besten anfangen.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Der wichtigste Punkt vorweg: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Auch wenn eine Rechnung per E-Mail als PDF verschickt wird, gilt sie im Sinne der neuen Regeln als sogenannte sonstige Rechnung.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung, ein reines Datenformat auf XML-Basis, das Menschen nicht ohne Hilfsmittel lesen können
- ZUGFeRD, eine Kombination aus lesbarer PDF-Datei und eingebetteten strukturierten Daten
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm für elektronische Rechnungen. Entscheidend ist immer der strukturierte Datenteil. Er ist das eigentliche Original der Rechnung.
Die Fristen im Überblick
Die Umstellung erfolgt in mehreren Stufen. Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft auch kleine Betriebe. Oft genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach, in dem die Rechnungen ankommen, und eine Möglichkeit, sie lesbar darzustellen und zu archivieren.
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verschicken. Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, etwa als PDF, sind in dieser Zeit ebenfalls noch möglich, wenn der Empfänger zustimmt.
Bis Ende 2027 gilt diese Übergangsregel nur noch für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr untereinander E-Rechnungen ausstellen.
Einige Ausnahmen gibt es: Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin anders ausgestellt werden. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können. Ob und wann eine Regel für Ihren Betrieb greift, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Was sich im Büroalltag ändert
Mit der E-Rechnung verschiebt sich die Arbeit im Rechnungseingang. Statt Papier zu scannen, kommen Dateien an, die sich automatisch auslesen lassen. Damit das tatsächlich eine Erleichterung wird, braucht es ein paar Vorkehrungen:
- Ein fester Posteingang für Rechnungen. Lieferanten sollten wissen, an welche Adresse sie E-Rechnungen schicken. Eine eigene Adresse wie rechnung@ihr-unternehmen.de verhindert, dass Rechnungen im allgemeinen Postfach untergehen.
- Eine Möglichkeit, XRechnungen anzuzeigen. Reine XML-Dateien sind ohne passende Software kaum lesbar. Viele Buchhaltungsprogramme und auch kostenlose Anzeigeprogramme stellen sie verständlich dar.
- Eine Archivierung im Originalformat. Aufbewahrt werden muss die strukturierte Datei selbst, nicht nur ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF.
- Eine Abstimmung mit der Kanzlei. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie er die E-Rechnungen am liebsten erhalten möchte. Oft lassen sie sich direkt an sein System übergeben.
Womit Sie jetzt anfangen sollten
Auch wenn die Pflicht zum Versand für viele Betriebe erst 2027 oder 2028 greift, lohnt es sich, frühzeitig zu beginnen. So vermeiden Sie, dass die Umstellung am Ende unter Zeitdruck geschieht.
- Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen schon heute zuverlässig empfangen und archivieren.
- Klären Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann.
- Fragen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten, wann diese auf E-Rechnungen umstellen.
- Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über den weiteren Ablauf und die Übergabe.
Wobei ich Sie unterstützen kann
Die Einführung der E-Rechnung ist vor allem eine organisatorische Aufgabe. Posteingänge müssen eingerichtet, Lieferanten informiert und Abläufe angepasst werden. Genau dabei helfe ich Ihnen: vom Aufbau eines geordneten Rechnungseingangs über die Prüfung eingehender Rechnungen bis zur sauberen Ablage für Ihre Kanzlei. Die steuerliche Beurteilung einzelner Fälle bleibt dabei bei Ihrem Steuerberater.
Fazit
Die E-Rechnung kommt Schritt für Schritt, und der Empfang ist bereits heute Pflicht. Wer jetzt einen klaren Rechnungseingang aufbaut und mit Lieferanten und Kanzlei spricht, erlebt die Umstellung nicht als Belastung, sondern als Chance für einfachere Abläufe.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
