Eingangsrechnungen prüfen: Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung
Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, folgen Rückfragen und Korrekturen. Mit dieser Übersicht prüfen Sie Eingangsrechnungen schnell und sicher.
Von Coxe Services
Eine Rechnung kommt an, wird bezahlt und abgelegt. So läuft es in vielen Büros, und meistens geht das auch gut. Problematisch wird es erst, wenn der Steuerberater beim Buchen feststellt, dass auf der Rechnung etwas fehlt. Dann beginnt die Nacharbeit: Lieferant anschreiben, Korrektur anfordern, auf die neue Rechnung warten.
Wer Eingangsrechnungen direkt beim Eingang prüft, erspart sich diesen Umweg. Das kostet pro Rechnung nur wenige Sekunden, wenn man weiß, worauf es ankommt.
Warum die Prüfung beim Eingang so wichtig ist
Rechnungen sind mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für Unternehmen sind sie zum Beispiel die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Welche Folgen eine fehlerhafte Rechnung im Einzelfall hat, beurteilt Ihr Steuerberater. Fest steht aber: Eine Korrektur lässt sich am einfachsten anfordern, solange der Vorgang noch frisch ist und der Lieferant ihn sofort zuordnen kann.
Hinzu kommt der praktische Nutzen. Beim Prüfen fallen auch andere Fehler auf, etwa falsche Mengen, doppelte Rechnungen oder Preise, die nicht zum Angebot passen. Die Prüfung schützt also nicht nur vor formalen Problemen, sondern auch vor unnötigen Zahlungen.
Die Pflichtangaben im Überblick
Das Umsatzsteuergesetz legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Für eine gewöhnliche Rechnung sind das:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers, also Ihres Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, gegebenenfalls als Zeitraum
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
In bestimmten Sonderfällen kommen weitere Angaben hinzu. Die acht Punkte oben decken aber den Großteil der Rechnungen ab, die in einem kleinen Unternehmen ankommen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für kleinere Beträge gibt es eine Erleichterung. Bei Rechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto genügen weniger Angaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Das betrifft zum Beispiel viele Kassenbons aus dem Einzelhandel. Ihr eigener Name muss auf solchen Belegen nicht stehen.
Häufige Fehler in der Praxis
Aus der Erfahrung zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen:
- Falscher oder unvollständiger Firmenname. Die Rechnung ist an eine Privatperson oder an einen veralteten Firmennamen adressiert.
- Fehlender Leistungszeitraum. Gerade bei monatlichen Leistungen wie Wartung oder Software fehlt oft der Hinweis, für welchen Zeitraum die Rechnung gilt.
- Pauschale Leistungsbeschreibungen. Formulierungen wie „Dienstleistung laut Absprache” reichen in der Regel nicht aus.
- Doppelte Rechnungen. Eine Rechnung kommt per Post und per E-Mail und wird zweimal erfasst oder sogar zweimal bezahlt.
- Rechenfehler. Netto, Steuer und Brutto passen nicht zusammen.
Eine einfache Routine für den Rechnungseingang
Damit die Prüfung nicht untergeht, hilft ein fester Ablauf. Jede eingehende Rechnung durchläuft dabei dieselben Stationen:
- Eingang erfassen: Die Rechnung landet in einem festen Posteingang, digital oder auf Papier.
- Formal prüfen: Sind alle Pflichtangaben vorhanden und stimmen Ihre Unternehmensdaten?
- Inhaltlich prüfen: Wurde die Leistung tatsächlich erbracht, und passen Menge und Preis zur Bestellung?
- Auf Dubletten prüfen: Ist diese Rechnungsnummer von diesem Lieferanten bereits erfasst?
- Freigeben oder reklamieren: Passt alles, geht die Rechnung zur Zahlung. Fehlt etwas, wird der Lieferant sofort um Korrektur gebeten.
So fordern Sie eine Korrektur an
Eine Rechnungskorrektur ist Routine und kein Grund für lange Diskussionen. Schreiben Sie dem Lieferanten kurz, welche Rechnung betroffen ist, was fehlt oder falsch ist und bitten Sie um eine korrigierte Fassung. Bewahren Sie diese Korrespondenz zusammen mit der Rechnung auf. So kann auch Ihr Steuerberater den Vorgang später nachvollziehen.
Bei manchen Lieferanten ist ein kurzer Anruf schneller als eine E-Mail. Gerade wenn mehrere Rechnungen betroffen sind, lässt sich telefonisch oft in wenigen Minuten klären, was per E-Mail Tage dauern würde.
Wobei ich Sie unterstütze
Die Prüfung von Eingangsrechnungen, das Nachfordern fehlender Rechnungen und die Klärung von Korrekturen mit Lieferanten gehören zu meinen Kernaufgaben. Sie behalten dabei jederzeit den Überblick, und Ihre Kanzlei erhält vollständige, geprüfte Unterlagen. Die steuerliche Beurteilung einzelner Rechnungen bleibt bei Ihrem Steuerberater.
Fazit
Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist kein großer Aufwand, wenn sie direkt beim Eingang passiert. Wer die Pflichtangaben kennt und einen festen Ablauf hat, vermeidet Rückfragen, Korrekturschleifen und doppelte Zahlungen.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
