Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Weniger Rückfragen, mehr Zeit
Viele Rückfragen aus der Kanzlei lassen sich vermeiden. Mit klaren Absprachen, festen Terminen und vollständigen Unterlagen klappt die Zusammenarbeit.
Von Coxe Services
Die Beziehung zum Steuerberater ist für viele Unternehmer eine zwiespältige Sache. Einerseits ist man froh, dass sich jemand Fachkundiges um Buchführung und Steuern kümmert. Andererseits fühlt es sich manchmal so an, als würde jede Woche eine neue Rückfrage kommen, für die man alles stehen und liegen lassen muss.
Dabei entstehen die meisten Rückfragen nicht, weil die Kanzlei besonders gründlich ist, sondern weil Unterlagen unvollständig oder uneinheitlich ankommen. Mit ein paar klaren Absprachen lässt sich das deutlich verbessern.
Woher die vielen Rückfragen kommen
Wenn eine Kanzlei Belege bucht, braucht sie für jeden Vorgang eindeutige Informationen. Fehlt ein Beleg, ist eine Zahlung nicht zuzuordnen oder bleibt unklar, wofür eine Ausgabe war, muss sie nachfragen. Typische Auslöser sind:
- Zahlungen auf dem Kontoauszug, zu denen kein Beleg vorliegt
- Belege ohne erkennbaren Zusammenhang, etwa eine Quittung ohne Hinweis auf den Zweck
- Rechnungen, die nachträglich kommen, obwohl der Monat schon abgeschlossen war
- Unterlagen in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Wege
Jede dieser Rückfragen kostet auf beiden Seiten Zeit. Viele Kanzleien rechnen nach Aufwand ab, sodass sich unvollständige Unterlagen auch auf die Kosten auswirken können.
Die wichtigsten Absprachen am Anfang
Die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit wird am Anfang gelegt. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei am besten schriftlich:
In welcher Form sollen die Unterlagen kommen? Viele Kanzleien arbeiten mit einem Onlineportal, in das Belege hochgeladen werden. Andere bevorzugen einen festen Ordner oder die Übergabe auf Papier. Wichtig ist, dass alle Beteiligten denselben Weg nutzen.
Bis wann sollen die Unterlagen vorliegen? Viele Unternehmen müssen regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Die Kanzlei braucht dafür die Unterlagen rechtzeitig vor dem jeweiligen Termin. Fragen Sie, welcher Stichtag für Sie gilt, und tragen Sie ihn fest in den Kalender ein.
Wie sollen Belege benannt und sortiert werden? Ein einheitliches Schema erspart der Kanzlei viel Sucharbeit. Stimmen Sie ab, welches Schema dort am besten passt.
Wer ist wofür zuständig? Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Personen Belege sammeln oder bezahlen, sollte klar sein, wer die Übergabe an die Kanzlei verantwortet.
Ein fester Rhythmus schlägt jeden Endspurt
Der größte Hebel für weniger Stress ist ein fester Rhythmus. Wer seine Unterlagen einmal im Monat vollständig übergibt, hat nie einen großen Berg vor sich. Die Kanzlei kann kontinuierlich arbeiten und Rückfragen kommen, solange die Vorgänge noch frisch in Erinnerung sind.
Ein bewährter Ablauf sieht so aus:
- In der ersten Woche des Monats werden alle Belege des Vormonats gesammelt und sortiert.
- Der Kontoauszug wird mit den Belegen abgeglichen.
- Fehlende Belege werden angefordert, offene Fragen notiert.
- Die vollständigen Unterlagen gehen zum vereinbarten Termin an die Kanzlei.
- Rückfragen der Kanzlei werden zeitnah und gesammelt beantwortet.
Rückfragen richtig beantworten
Ganz vermeiden lassen sich Rückfragen nie. Entscheidend ist, wie mit ihnen umgegangen wird. Bewährt hat sich, Rückfragen nicht einzeln und zwischendurch zu beantworten, sondern gesammelt in einem festen Zeitfenster. Das spart Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Antworten dauerhaft nachvollziehbar sind. Eine kurze Notiz zum Beleg oder eine E-Mail an die Kanzlei ist besser als eine mündliche Erklärung, die beim nächsten Mal niemand mehr weiß.
Was die Kanzlei macht und was nicht
Für eine gute Zusammenarbeit hilft es, die Rollen klar zu trennen. Die Kanzlei übernimmt die Buchführung, die Steuererklärungen und die steuerliche Beratung. Die Vorbereitung der Unterlagen liegt dagegen bei Ihnen: das Sammeln, Sortieren und Vervollständigen der Belege.
Genau diese Vorbereitung lässt sich gut auslagern. Ein Büroservice für vorbereitende Buchhaltung übernimmt das Sortieren, prüft die Vollständigkeit, fordert fehlende Rechnungen an und übergibt die Unterlagen in der Form, die mit Ihrer Kanzlei abgestimmt ist. Die Buchungen und die steuerliche Beratung bleiben dabei selbstverständlich bei Ihrem Steuerberater.
So arbeite ich mit Ihrer Kanzlei zusammen
Bevor ich mit der Arbeit beginne, stimme ich mit Ihrem Steuerberater ab, was er wie braucht: in welchem Format, mit welcher Benennung und bis zu welchem Termin. Erst wenn diese Lösung für alle Beteiligten passt, geht es los. So entsteht kein zusätzlicher Aufwand in der Kanzlei, sondern im Gegenteil weniger.
Fazit
Eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist keine Glückssache. Klare Absprachen zu Form, Terminen und Zuständigkeiten, ein fester Monatsrhythmus und vollständige Unterlagen machen den Unterschied. Das spart Zeit auf beiden Seiten und sorgt dafür, dass Rückfragen die Ausnahme bleiben.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.
